מעבר משרדים מסודר מתחיל שלושה עד ארבעה חודשים לפני היום שבו המשאית מגיעה, ובמשרד גדול או בקומה במעטפת עוד קודם. ברוב המעברים שאני מלווה, מה שמתעכב הוא לא ההובלה. מתעכבים החוזה הישן שלא נסגר בזמן, תשתית התקשורת שלא הוזמנה, ושורה של עדכונים לרשויות שיש להם מועד בחוק. במאמר הזה עברתי על כל שלב לפי הסדר שבו הוא באמת קורה, עם המספרים שאני עובד איתם.
אני ניב ברוך, מתווך משרדים בתל אביב וברמת גן. את הנתונים על המשרדים לקחתי מהמשרדים שמפורסמים אצלי באתר באוקטובר 2026, ואת המועדים מהאתרים הרשמיים של רשות התאגידים, רשות המסים ועיריית תל אביב.
בקצרה: מעבר משרדים במספרים
3-4 חודשיםשל תכנון לפני מעבר משרד רגיל, ועוד 3 עד 5 חודשים כשהמשרד החדש במעטפת.
14 יוםיש לחברה לעדכן את רשות התאגידים בכתובת החדשה.
15 יוםיש לעוסק לעדכן את מע"מ בשינוי הכתובת.
44,814 ₪עולה חודש אחד של משרד בגודל 250 מ"ר בתל אביב, וזה המחיר של כל חודש חפיפה מיותר.
התשובה תלויה בעיקר בגודל. משרד של 50 עד 200 מ"ר מוצאים בדרך כלל בחודשיים עד שלושה. חברה שמחפשת חצי קומה ומעלה צריכה חצי שנה עד שנה, כי יש פחות אפשרויות והמשא ומתן ארוך יותר. כשהמשרד החדש מגיע במעטפת, כלומר בטון וחלונות בלי חלוקה, מוסיפים לזה עוד שלושה עד חמישה חודשים של תכנון ובנייה.
יש גם טעות הפוכה, ואני רואה אותה בעיקר אצל משרדים קטנים. מי שמחפש 100 מ"ר שנה מראש יראה משרדים שלא יהיו פנויים בתאריך שלו, כי בעלים קטנים ושוכרים קטנים מודיעים על עזיבה לפעמים רק כשלושה חודשים לפני. אז אצל משרד קטן, להתחיל מוקדם מדי לא נותן יתרון. מה שכן כדאי לעשות מוקדם הוא לבדוק את החוזה הקיים: מתי הוא נגמר, כמה זמן מראש צריך להודיע, והאם יש אופציה שצריך לממש או לוותר עליה בכתב.
כך נראה לוח זמנים לאחור של מעבר רגיל, ממשרד בנוי למשרד בנוי:
כדי לתת תחושה של ההיצע: באתר שלי מפורסמים היום 992 משרדים להשכרה. מתוכם 79 בגודל של עד 100 מ"ר, 278 בין 100 ל-200 מ"ר, ו-324 בין 200 ל-400 מ"ר. משרדים של יותר מ-1,000 מ"ר יש 84, ובהם הבחירה צרה יותר והתזמון חשוב יותר.
הכלל שאני עובד איתו הוא 8 עד 12 מ"ר לעובד, ועוד 20% עד 30% לחדרי ישיבות, מטבחון, קבלה ושאר השטחים המשותפים. זו נקודת פתיחה בלבד. לפני שמתחייבים על גודל צריך תוכנית הושבה, כי צוות שיושב בחדרים סגורים צריך יותר מקום מצוות באופן ספייס.
הנקודה שרוב החברות מפספסות היא ההבדל בין שטח ברוטו לשטח שימושי. המחיר במודעה נמדד בברוטו, שכולל חלק מהמסדרונות, הגרעין של הבניין והשירותים. בבניין ותיק הפער הוא בדרך כלל 10% עד 20%. במגדל חדש הוא 25% עד 35%.
| שלב בחישוב | החשבון | התוצאה |
|---|---|---|
| שטח לעובדים | 20 עובדים כפול 10 מ"ר | 200 מ"ר |
| שטחים משותפים | תוספת של 25% | 250 מ"ר שימושיים |
| בבניין ותיק | פער ברוטו של 15% | כ-294 מ"ר ברוטו |
| במגדל חדש | פער ברוטו של 30% | כ-357 מ"ר ברוטו |
כלומר אותה חברה של 20 עובדים צריכה לחפש משרד של כ-300 מ"ר בבניין ותיק, אבל כ-360 מ"ר במגדל. מי שמחפש 250 מ"ר במגדל ומגיע לסיור מגלה שהוא נכנס לחלל צפוף. כתבתי על החלוקה עצמה בהרחבה במאמר איך לחלק משרד בצורה נכונה.
הכסף הגדול במעבר לא הולך על המובילים. הוא הולך על חודשים שבהם משלמים על שני מקומות. במשרד של 250 מ"ר בתל אביב, במחיר החציוני אצלי באתר (130 ₪ למ"ר) ועם דמי הניהול החציוניים (18 ₪ למ"ר), החודש עולה 37,000 ₪. עם ארנונה רגילה של משרד באזור 2 בעיר מצטרפים עוד כ-7,814 ₪, וביחד 44,814 ₪ לפני מע"מ. כל חודש חפיפה שלא תכננתם עולה בערך את הסכום הזה.
לכן הסדר שאני ממליץ עליו הוא כזה: קודם יודעים בדיוק מתי מותר לצאת מהמשרד הישן, ורק אחר כך מתאמים את תאריך הכניסה לחדש. בשיחה עם הבעלים החדש אפשר לבקש שהתשלום יתחיל רק אחרי תקופת ההתאמות, וזה שווה הרבה כסף. חשוב לזכור שגם כשהשכירות לא משולמת בחודשים האלה, ארנונה ודמי ניהול בדרך כלל כן משולמים.
עוד שני דברים שכדאי לבדוק בחוזה הישן עוד לפני שחותמים על החדש:
מהשטחרוב המשרדים שאני משכיר נמסרים כשהם כבר בנויים ומוכנים לכניסה, ורק מעטים במעטפת. אז לפני שמתלהבים מתוכנית עיצוב חדשה, שווה לשאול אם החלוקה הקיימת עובדת בשבילכם. כל קיר שזז מוסיף שבועות ללוח הזמנים.
יש שלושה עדכונים עם מועד בחוק, ועוד אחד שהחוק לא נוקב בו בימים, אבל הוא זה שעולה הכי הרבה כשמפספסים אותו. ריכזתי אותם לפי מה שכתוב באתרים הרשמיים:
| למי | מה עושים | תוך כמה זמן |
|---|---|---|
| רשות התאגידים | עדכון כתובת החברה, באינטרנט בלבד, בלי תשלום | 14 יום מהשינוי |
| מע"מ | הודעה על הכתובת החדשה של העסק | 15 יום מהשינוי |
| מס הכנסה | עדכון כתובת באתר רשות המסים, עם חוזה השכירות | מיד עם המעבר |
| העירייה, ארנונה | הודעה על עזיבת הנכס הישן ורישום כמחזיק בחדש | מיד עם המעבר |
העדכון ברשות התאגידים נעשה רק במערכת המקוונת, בהזדהות לאומית או בכרטיס חכם, ואין צורך לצרף מסמכים. לפי עמוד השירות של רשות התאגידים, רוב הבקשות מטופלות תוך יום עסקים אחד. במע"מ אפשר להגיש דרך פניות הציבור או במכתב למשרד המקומי, וגם מייצג יכול להגיש בשמכם.
בארנונה העיקרון פשוט: העירייה ממשיכה לחייב את מי שרשום כמחזיק עד שהוא מודיע בכתב שעזב. אם לא הודעתם, החשבון של המשרד הישן ממשיך להגיע אליכם גם אחרי שהמפתחות כבר אצל אחרים. בתל אביב השוכר החדש נרשם בטופס מקוון באתר העירייה, עם חוזה שכירות מלא לשנה לפחות, ואפשר להעביר באותה בקשה גם הוראת קבע לנכס החדש. מי שיוצא ממלא טופס יציאה עם פרטי הבעלים.
ומה לגבי רישיון עסק? בעיריית תל אביב משרדים מופיעים ברשימת העסקים שלא צריכים רישיון, ואפשר לבקש ממחלקת רישוי עסקים אישור פטור בכתב. ברמת גן ובערים אחרות כדאי לבדוק מול העירייה המקומית ולא להניח.
זה השלב שמפיל הכי הרבה מעברים, כי אי אפשר לעבוד בלי אינטרנט ואי אפשר לזרז ספק תקשורת. כמה דברים שאני מבקש מלקוחות לעשות ברגע שהחוזה נחתם:
במגדלים, יום המעבר מתואם עם חברת הניהול: מעלית משא, שעות פריקה, הגנה על הלובי וחניה למשאית. כדאי לתאם את זה שבועיים מראש ולקבל את הכללים בכתב, כי בחלק מהבניינים מותר להוביל רק בשעות מסוימות או בסופי שבוע. גם בבניין הישן צריך לתאם, כי אתם יוצאים דרך אותו לובי.
מה שעובד טוב אצל הלקוחות שלי:
ואחרי שהכל עומד, לא לשכוח את העדכונים הקטנים: הכתובת באתר החברה, בחתימה במייל ובגוגל, הודעה ללקוחות ולספקים, ובנק. כל אחד מהם לוקח דקה, וביחד הם חוסכים חודשים של דואר שמגיע למקום הלא נכון.
במשרד קטן אין מנהל פרויקט ואין אדריכל, ובדרך כלל מי שמנהל את המעבר הוא אחד השותפים, בנוסף לעבודה הרגילה שלו. לכן כדאי לצמצם את מספר הדברים שזזים בבת אחת. משרד מרוהט שנכנסים אליו כמו שהוא חוסך את כל שלב ההתאמות, ואת רוב הריהוט, הרכישות והתיאומים שבאים איתו.
שימו לב גם לכך שהמבחר קטן. מתוך 640 המשרדים להשכרה בתל אביב שמפורסמים אצלי, רק 52 הם בגודל של עד 100 מ"ר. לכן מי שמחפש משרד קטן צריך להיות מוכן להחליט מהר כשמשהו מתאים מופיע, ולדעת מראש מה התקציב החודשי המלא, כולל ניהול וארנונה ולא רק השכירות.
במשרד רגיל שנכנסים אליו כמו שהוא, שלושה עד ארבעה חודשים מהרגע שמתחילים לחפש ועד שיושבים במקום החדש. כשהמשרד במעטפת, צריך להוסיף עוד שלושה עד חמישה חודשים של תכנון ובנייה, ובחברה שמחפשת קומה שלמה כל התהליך יכול להגיע לשנה.
כן. חברה צריכה לעדכן את רשות התאגידים תוך 14 יום מהיום שבו הכתובת השתנתה. העדכון נעשה במערכת המקוונת ואין בו אגרה. עוסק שרשום במע"מ מעדכן גם שם, תוך 15 יום.
אתם ממשיכים להיות מחויבים עליו עד שאתם מודיעים לעירייה בכתב שעזבתם. לכן מגישים את ההודעה ביום שמוסרים את המפתחות, ושומרים אישור על ההגשה. אם אף מחזיק חדש לא נרשם, בתל אביב בעל הנכס נרשם כמחזיק.
בתל אביב משרדים נמנים עם העסקים שפטורים מרישיון, ואפשר לבקש מהעירייה אישור פטור בכתב. בעיר אחרת או בשימוש שאינו משרד רגיל, למשל מרפאה או מקום שמגיש אוכל, צריך לבדוק מול העירייה.
אין מחיר אחד, ולא מצאתי מחירון עדכני שאפשר לסמוך עליו. המחיר תלוי בכמות הציוד, בפירוק והרכבה של שולחנות וארונות, בקומות ובשעות שהבניין מאפשר. בקשו שתיים או שלוש הצעות אחרי שהמוביל ראה את המשרד בעיניים, ובדקו בכל אחת אם כלולים אריזה, פירוק, ביטוח והעברה של מחשבים ושרתים.
מתכננים מעבר בחודשים הקרובים? שלחו לי כמה עובדים אתם, מתי החוזה הנוכחי נגמר והאזור שנוח לכם, ואבנה לכם רשימה של משרדים שמתאימים לתאריך שלכם.
ניב ברוך, מתווך משרדים מורשה, רישיון תיווך 315190.
